智慧檔案平臺(tái)的意義
1.提升檔案服務(wù)質(zhì)量,有效服務(wù)學(xué)校大局,在數(shù)字檔案館環(huán)境下,檔案信息能在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享,從而打破檔案利用服務(wù)對檔案原件、時(shí)間和空間的限制。檔案服務(wù)方式的革新更加有助于檔案工作更有效地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展大局。較高的檔案利用需求同較落后的檔案管理方式之間的矛盾迫切需要檔案館盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理、檢索和利用方式,
2. 促進(jìn)檔案長期存儲(chǔ),確保檔案安全保管,檔案是社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生的的原始記錄,具有性,一旦遭到損壞或者遺失則難以撲救,造成不可逆的損失。數(shù)字檔案館提供數(shù)字化檔案信息替代檔案原件提供利用,由此可降低檔案原件在利用中的損耗,降低了檔案原件在利用中損毀和遺失的風(fēng)險(xiǎn),延長檔案原件的使用年限。
3.革新檔案工作方式,檔案庫房檔案管理平臺(tái)出售,提案工作效率,依托數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目,可實(shí)現(xiàn)對校務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的前端控制和文檔一體化管理,保證檔案信息收集齊全、完整、系統(tǒng)和可用;可實(shí)現(xiàn)檔案著錄、標(biāo)引、鑒定、統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)的智能化管理;可實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式的多元化、網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程化;
智慧檔案平臺(tái)合理利用資源
合理地利用各地的自然資源,為檔案館的長期運(yùn)行維護(hù)提供低能耗、低污染的保障,是一件非常有意義的事情。比如:太陽能的利用,地?zé)豳Y源的利用,天然降水(雨水)的利用等。加拿大國家檔案圖書館位于渥太華附近,地處北回歸線附近,檔案庫房檔案管理平臺(tái),新檔案館采用復(fù)層弧形穹頂設(shè)計(jì)收集太陽能熱量。新加坡國家檔案館收集雨水,用于澆花和打掃衛(wèi)生等用途。對館庫周圍進(jìn)行綠化,創(chuàng)造適宜的小環(huán)境,還在庫房的平臺(tái)上種植一些特殊的花草,有效地降低了庫房的溫度。
智慧檔案平臺(tái)特點(diǎn)
1.電子檔案全流程監(jiān)控與管理從收集到整理、歸檔、移交檔案、接收檔案、鑒定檔案、銷毀檔案、利用檔案等,每一個(gè)業(yè)務(wù)步驟都進(jìn)行實(shí)理監(jiān)控、管理。
2.一鍵式紙、電檔案上下架無縫集成掃描設(shè)備,通過掃描檔案條碼,庫房地址碼即可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案、電子檔案同步上架、下架操作,通過預(yù)上架機(jī)制實(shí)現(xiàn)掃描完成的核對檢驗(yàn),保障上架、下架檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
3.可視化遠(yuǎn)程控制智能庫房利用虛擬3D的方式,檔案庫房檔案管理平臺(tái)安裝,直觀的展示檔案庫房,檔案庫房檔案管理平臺(tái)安裝,可遠(yuǎn)程操作密集架進(jìn)行開架、合架、架體通風(fēng)等動(dòng)作,進(jìn)行實(shí)時(shí)的視頻同步播放,通過圖表等多種方式實(shí)時(shí)展示庫房的實(shí)時(shí)環(huán)境數(shù)據(jù)(溫度、濕度、空氣質(zhì)量等)。
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