檔案數(shù)字化加工
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理的性:
提高經(jīng)濟(jì)效益;過(guò)去一直使用粗放型模式,即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決難題的這一手段,致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,而且查閱起來(lái)極為方便迅速,河北企業(yè)檔案數(shù)字化,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
檔案數(shù)字化加工
為了確保采集數(shù)據(jù)不外泄,在開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化加工后,我公司中泰德信將不允許加工人員攜帶任何存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)出加工現(xiàn)場(chǎng)。
為防止采集數(shù)據(jù)在硬盤(pán)上的物理磁道上被復(fù)原外泄,我公司將使用乙方提供的電腦用于數(shù)據(jù)采集作業(yè)。
電腦上所有可以讀寫(xiě)存儲(chǔ)介質(zhì)的接口,企業(yè)檔案數(shù)字化方案,自進(jìn)場(chǎng)之日起即貼上封條,直到工程完工。為防止數(shù)據(jù)采集過(guò)程中數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)外泄,我公司在加工期間將關(guān)閉外網(wǎng),企業(yè)檔案數(shù)字化服務(wù),只使用局域網(wǎng)完成數(shù)字化作業(yè)。
檔案數(shù)字化在整理時(shí)應(yīng)注意什么?
在掃描之前,企業(yè)檔案數(shù)字化公司,對(duì)于需掃描的檔案進(jìn)行整理,整理時(shí)有以下環(huán)節(jié)應(yīng)注意:
檔案數(shù)字化的關(guān)鍵一步就是通過(guò)掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,在掃描過(guò)程中應(yīng)注意:掃描方式和命名。對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)歪斜、黑邊、命名錯(cuò)誤、掃描格式錯(cuò)誤、多掃、漏掃、掃描質(zhì)量模糊等問(wèn)題要進(jìn)行改正。數(shù)據(jù)錄入需按照現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案卷內(nèi)目錄和案卷目錄以及實(shí)行歸檔改革后形成的檔案目錄。
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