檔案數(shù)字化工作的實(shí)質(zhì)是如實(shí)轉(zhuǎn)換
檔案數(shù)字化整理工作的實(shí)質(zhì)就是如實(shí)轉(zhuǎn)換,無論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字,干部人事檔案整理方案,其中心就是將原始檔案拷貝至另一種載體形態(tài)之上,并保證內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不變,完整和安全,同時(shí)便于查找和利用。
檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實(shí)施應(yīng)以此為出發(fā)點(diǎn)。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個(gè)部分:一是建庫,二是實(shí)體整理,三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎(chǔ),實(shí)體整理是保證質(zhì)量的前提,過程管理是維護(hù)檔案安全與完整,明確責(zé)任的重要環(huán)節(jié)。
檔案整理需要緊密負(fù)責(zé)的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一
按照分工負(fù)責(zé)、各司其職、各負(fù)其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則,強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo),加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí),檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,干部人事檔案整理服務(wù),便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。
檔案文件在整理過程中要注意維護(hù)和保持原有的基礎(chǔ)
檔案文件是在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的,干部人事檔案整理解決方案,在整理過程中一定要維護(hù)和保持,北京干部人事檔案整理,以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ),充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易的打亂、重整。
例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法,如果僅因?yàn)閭€(gè)人感覺已經(jīng)落伍,就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做,像這種觀念是不可取的,我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。
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