檔案整理需要緊密負責的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一
按照分工負責、各司其職、各負其責、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則,基建檔案整理,強化組織領(lǐng)導,基建檔案整理公司,加強業(yè)務(wù)知識學習,檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,基建檔案整理外包服務(wù),便于計算機管理或計算機輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。
靈活運用檔案整理方式有利于后期的管理和檢索工作開展
按照不同檔案內(nèi)容,對其合理的整理方法進行專項制定。對文書類檔案和其他零散類別檔案的方法和要求進行確定;使文件級檔案整理得以實現(xiàn)。通過這種整理方式能夠使事業(yè)單位、其他機關(guān)的同類檔案整理方法實現(xiàn)統(tǒng)一,使管理中存在的差異性和矛盾等問題得以有效解決。針對企業(yè)檔案中的科學技術(shù)專項研究類、產(chǎn)品類、設(shè)備儀器、基本建設(shè)類等檔案資料需要結(jié)合檔案資料的具體情況,對適合檔案自身特點的整理方式進行靈活選擇和運用,更有利于后期檔案管理和檢索工作的開展。
明確檔案整理的各項基本要求
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案(收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等),進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。數(shù)據(jù)檔案整理服務(wù)依據(jù)行業(yè)標準以及客戶要求,為客戶提供檔案整理服務(wù)。
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