檔案整理常見類型和環(huán)節(jié)
檔案整理是指將具有保存價值的材料按照國家有關(guān)技術(shù)標準處理成規(guī)范格式的檔案,滿足保管、使用的要求。
紙質(zhì)檔案是目前比較常見的類型,因此紙質(zhì)檔案的整理是較多的,以我們中泰德信公司為例,我們整理的檔案中,紙質(zhì)檔案占98%以上,其中,文書檔案、人事檔案、會計檔案占比較大,基建檔案占比較小。
文書檔案的整理包括清理、鑒定、修裱、組件、裝訂、排序、編號、編頁、編目、裝盒、上架等環(huán)節(jié)。其中鑒定是比較具有技術(shù)含量的工作。
檔案整理首先要保持歷史聯(lián)系的關(guān)聯(lián)性
某些檔案材料由于保存的時間較長,其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化,也要對其進行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理,且對檔案進行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗類檔案的分類。整理工作的基本原則是大方向的整理,檔案整理解決方案,首先就是必須保持文件之間真實歷史的聯(lián)系,而文件之間歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個原則,首先要保持文件之間這種歷史聯(lián)系以及各個方面的關(guān)聯(lián)性。
積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀
積存零散文件的整理,一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀,天津檔案整理,才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點,才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果,應(yīng)寫成書面材料,通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”,這個作為整理工作方案的一部分,或作為單行材料。
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