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檔案文件在整理過程中要注意維護(hù)和保持原有的基礎(chǔ)

檔案文件是在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的,在整理過程中一定要維護(hù)和保持,以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ),充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易的打亂、重整。

例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法,如果僅因?yàn)閭€(gè)人感覺已經(jīng)落伍,就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做,像這種觀念是不可取的,我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

檔案整理的質(zhì)量由人員水平和管理人員決策共同決定

檔案整理工作的質(zhì)量會直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響,為了提案管理人員的業(yè)務(wù)水平,讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要,盡可能的調(diào)動工作人員的工作積極性,人事檔案整理服務(wù),增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說,人事檔案整理,都具有多樣化的特點(diǎn),所以還需要及時(shí)更新管理方法,這就對檔案管理人員提出了更多的要求。

檔案整理工作方案的制定

為了使積存零散檔案文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行,在整理以前,應(yīng)先了解檔案的情況,人事檔案整理方案,訂出一個(gè)整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容:立檔單位的歷史沿革和檔案狀況,整理的要求和具體方法,工作程序勞動組織,以及各工作完成時(shí)間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理人數(shù)的不同,來針對性制定方案,整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系或同類型若干全宗時(shí),也可以合編一個(gè)整理工作方案。

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