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會(huì)議物品與設(shè)施的準(zhǔn)備

會(huì)務(wù)組人員在準(zhǔn)備會(huì)議文字材料的同時(shí)，還要準(zhǔn)備會(huì)議所需的物品與設(shè)施

1.會(huì)議物品與設(shè)施的種類

(1)常用文具。如筆、墨、紙等。

(2)印刷設(shè)備。如打字機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等。

(3)會(huì)場基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、空調(diào)、消防設(shè)施等

(4)會(huì)場裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語等。會(huì)務(wù)服務(wù)公司哪家好

(5)視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、DVD機(jī)、磁帶、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)、可視電話會(huì)議系統(tǒng)、電視屏幕墻等。

(6)通信設(shè)施。如傳真機(jī)、電話機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)以及相應(yīng)的通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等(7)交通工具。如小轎車、大巴車等接送與會(huì)者的車輛。

?展會(huì)服務(wù)項(xiàng)目主要包括以下幾個(gè)方面?：?1展前服務(wù)?：包括會(huì)展接待前期準(zhǔn)備，如接受會(huì)展預(yù)訂、會(huì)前協(xié)調(diào)、展前檢查、會(huì)議接待物品準(zhǔn)備等。此外，還包括會(huì)場基本設(shè)施的準(zhǔn)備，如常用文具、生活用品、裝飾用品、視聽器材等。?展中服務(wù)?：?禮儀接待服務(wù)?：提供會(huì)議記錄、資料整理、簽到引導(dǎo)、現(xiàn)場咨詢等服務(wù)。?安全保衛(wèi)服務(wù)?：確保展會(huì)現(xiàn)場的安全，防止安全事故的發(fā)生。?設(shè)計(jì)安裝服務(wù)?：負(fù)責(zé)展位的設(shè)計(jì)和搭建，確保展位的結(jié)構(gòu)和安全。?物品租賃服務(wù)?：提供展柜、桌椅、電腦等設(shè)備的租賃服務(wù)。?運(yùn)輸倉儲(chǔ)服務(wù)?：負(fù)責(zé)展品的運(yùn)輸和儲(chǔ)存。?會(huì)務(wù)服務(wù)公司哪家好

會(huì)展服務(wù)包括展館的租賃服務(wù)，大型會(huì)議布置公司電話，展位布局設(shè)計(jì)、裝飾、設(shè)備配置等，以及展品展示、推廣和銷售等服務(wù)。

咨詢服務(wù)

會(huì)展服務(wù)包括咨詢服務(wù)，提供行業(yè)動(dòng)態(tài)、隨時(shí)運(yùn)輸通關(guān)、方便快捷報(bào)關(guān)及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)等服務(wù)。會(huì)務(wù)服務(wù)公司哪家好

餐飲安排

展覽服務(wù)包括餐飲安排。根據(jù)參考內(nèi)容，展覽不統(tǒng)一安排餐飲，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式，自助餐或者圍桌餐。

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會(huì)議場地選擇應(yīng)考慮以下主要因素：

交通*利性：

會(huì)場位置必須方便與會(huì)者前往，節(jié)省人力、物力和開支。

要考慮周邊交通設(shè)施如地鐵、公交站點(diǎn)的直達(dá)情況，以及是否有足夠的停車位。

會(huì)場大小與會(huì)議規(guī)模相符：

會(huì)場大小應(yīng)適應(yīng)會(huì)議的規(guī)模，確保每人有足夠的活動(dòng)空間，大型會(huì)議布置工廠，一般每人平均2-3平方米較為適宜。

還需考慮會(huì)議時(shí)間的長短，蘿崗區(qū)大型會(huì)議布置，時(shí)間長的會(huì)議可能需要更大的場地。

會(huì)場設(shè)施齊備：

桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備等應(yīng)盡量齊全。

高*別會(huì)議還應(yīng)考慮是否有備用電源、足夠的停車位、電梯等設(shè)施。

投影、音響和高速網(wǎng)絡(luò)等會(huì)議設(shè)施要*業(yè)且齊全。

會(huì)場環(huán)境適宜：

應(yīng)選擇氣候適宜、空氣潔凈、幽靜安謐的會(huì)場，為與會(huì)人員提供良好的環(huán)境。

避免選擇嘈雜喧器的鬧市區(qū)，以免影響會(huì)議質(zhì)量。

預(yù)算合理：

會(huì)議預(yù)算決定了會(huì)場的檔次和選擇范圍。

租借成本必須合理，大型會(huì)議開幕現(xiàn)場布置，包括會(huì)議室費(fèi)用、參會(huì)人員食*費(fèi)用等。

其他考慮因素：

場地應(yīng)不受外界干擾，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

秘書的辦公設(shè)施配備情況，如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等。

會(huì)議所需設(shè)備的配備情況，如幻燈投影屏幕、活動(dòng)掛圖等。

休閑設(shè)施、飲食服務(wù)種類等也是需要考慮的因素，特別是當(dāng)會(huì)議時(shí)間較長或與會(huì)者有特定需求時(shí)。

安全狀況和殘疾人設(shè)施也是不可忽視的方面，以確保所有與會(huì)者的安全和便利。

綜上所述，在選擇會(huì)議場地時(shí)，需要綜合考慮交**利性、會(huì)場大小與設(shè)施、環(huán)境、預(yù)算以及其他相關(guān)因素，以確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行并取得預(yù)期效果

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會(huì)議接待人員分工確定

要確保會(huì)議的順利進(jìn)行，必須要對(duì)會(huì)議接待人員進(jìn)行明確分工，具體內(nèi)容如下：

1、確定惟*的聯(lián)絡(luò)人

要確定*一的聯(lián)絡(luò)人員，而且要自始至終由這個(gè)人來聯(lián)系，千萬不要今天這個(gè)人負(fù)責(zé)聯(lián)系，明天又換另外一個(gè)，這樣會(huì)讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門通知開會(huì);

2、確定*席

要從會(huì)議召集者、參與會(huì)議的高*導(dǎo)、與議題關(guān)系*為緊密的人、現(xiàn)場控制能力較強(qiáng)的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會(huì)議*席。公司年會(huì)布置搭建

3、確定會(huì)議記錄者

好的會(huì)議記錄者，除了具備傾聽、互動(dòng)、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會(huì)議過程中，會(huì)議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì)者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進(jìn)行討論。

會(huì)務(wù)策劃流程

1. 確定會(huì)議主題和目標(biāo)受眾：明確會(huì)議的主題和目的，了解參會(huì)人員的背景和需求，為后續(xù)的策劃工作提供基礎(chǔ)。

2. 場地選擇：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和預(yù)算，選擇合適的場地，包括會(huì)議室、宴會(huì)廳、戶外場地等。

3. 活動(dòng)安排：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參會(huì)人員的需求，設(shè)計(jì)各種活動(dòng)，如講座、研討、交流、晚宴等，確保參會(huì)人員能夠充分互動(dòng)和交流。

4. 餐飲安排：根據(jù)參會(huì)人員的口味和需求，安排合適的餐飲，包括早餐、午餐、晚餐以及茶歇等。

照會(huì)議規(guī)模（即參加人數(shù)多少）劃分，主要有4種：（1）小型會(huì)議，人數(shù)少則三五人，多則幾十人，一般不會(huì)超過一百人。（2）中型會(huì)議，人數(shù)在一百至一千人之間。（3）大型會(huì)議，人數(shù)在一千人至數(shù)千人以上。（4）特大型會(huì)議，人數(shù)在數(shù)萬人以上，例如節(jié)日集*、慶祝大會(huì)等。

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